IPOを目指す経営者などから「上場や業績管理のために月次決算を早期化したい！」という相談を受けることが多い。
その際に「月次決算を早期化させるために情報収集が肝心なのですが、早めに経理に情報を上げる仕組みはどのように構築してますか？」と聞くようにしている。
この質問をすると、言葉に詰まる経営者がとても多い。
なぜ経営者が把握していないのか。月次決算を「経理がやること」と思っているからだ。そしてその認識が、月次が遅い本当の原因を見えにくくしている。
月次が遅い会社では、経理担当者はすでに精一杯動いている。問題は人ではなく、情報の流れにある。
そこで、本稿では、月次決算を早くするための流れを解説する。
なぜ経理担当者が頑張っても月次は早まらないのか
簿記検定では、数字は最初から「与えられている」。仕訳の問題を解き、集計すれば答えが出る。
しかし実務はそうではない。数字は、集めなければ存在しない。
在庫がいくらあるかは、誰かが数えなければわからない。今月の売上が確定しているかどうかは、営業から資料をもらわなければわからない。経費精算が全員分揃っているかは、締め日になっても確認しないとわからない。月次決算に必要な情報の多くが、経理担当者の手元に「勝手に届く」ことはない。
だから経理担当者は、仕訳を切る前に、情報を集める仕事に多くの時間を使っている。つまりこの「情報収集」こそが、月次決算の速度を決めている。
月次を遅くしている「情報が届かない」構造
月次決算が遅い会社では、必ずどこかで情報の流れが止まっている。経理担当者が動けないのは、仕訳が難しいからではなく、処理に必要な情報が届いていないからだ。
「届かない」理由は1つではない。社内の仕組みの問題、組織・文化の問題、そして経理の外側（現場や委託先）からくる問題まで、複数の要因が絡み合っている。
① 社内：データの連携が切れている
まずは、社内での情報連携プロセスが整備されていないことが多い。例えば、売上データが部門ごとに分散していて、経理に自動で届く仕組みがないなどが最たる例だ。
営業が管理するExcelと経理が使う会計ソフトがつながっていない、月次決算の期限後に売上数値が更新される、そもそも売上に関連する契約書や請求書が締結されていないなどが該当する。
私が支援した飲食店では、POSデータ・決済システムごとの債権管理表・会計ソフトの数字が毎月3つとも違う値を示していた。経理担当者は月末になるたびに、3つの数字の差異を手作業で突き合わせ、どれが正しいかを調べることに数日を費やしていた。にもかかわらず現場は差異について無頓着で「経理が勝手に対応してくれる」と思っていた。
このように、社内のデータ連携のルールやオペレーションが確立されていないと、売上の確定に時間がかかってしまう。
② 社内：ルールが組織に浸透していない
仕組みとしてのルールはある。しかし、ルールが守られなければ当然情報は届かない。
例えば、経費精算が「翌月3日締め」というルールがあっても、守らないスタッフがいる場合には、経理担当者が個別に催促する。それでも遅れてしまう場合には、月次決算がいつまでも締まらない。
この問題が厄介なのは、「催促する」というコストが毎月発生し続けることだ。経理担当者の仕事の一部が、恒常的にリマインド業務になってしまうことである。
③ 社内：承認が特定の人に詰まっている
稟議・発注・支払いの承認が特定の管理職や役員に集中していて、処理が後回しになることも決算遅延の要因になる。「あの件、まだ承認されていません」が月末に判明する。承認が取れないまま月が変わると、計上すべき費用が翌月にずれ込む。
これは「仕組みの問題」ではなく、「権限の集中」という組織の問題だ。経理担当者が催促しても、承認者のスケジュールと優先度の問題であり、経理には解決手段がない。そのためには適切な業務分掌を定める必要がある。
④ 社外・現場：上流が完結しないと経理は動けない
製造業・小売業・飲食業では、在庫や原価の確定が月次のボトルネックになりやすい。現場の集計であったり、顧客からの情報入手が恒常的に遅れると、経理はその数字が来るまで待つしかない。いくら経理側の処理を速くしても、上流から数字が来ない限り手が出ない。
委託先が絡む場合はさらに複雑だ。外部業者からの請求書が届かない、委託先の締め日と自社の締め日がずれている——こうした社外要因は、経理担当者がどう動いても制御できない。問題の発生源が会社の外にあるからだ。
その場合にはある程度「概算」で取引を入力するなど、月次速報値としての質とスピードを天秤にかけて意思決定を行うことが重要である。
なぜ経理担当者が頑張っても変わらないのか
これら4つに共通するのは、「経理担当者のみの努力では解決できない」という点だ。
売上データを期日通りに渡すのは営業の仕事だ。経費精算を締め日に出すのはスタッフ全員の仕事だ。承認を滞らせないのは管理職の仕事だ。経理担当者がどれだけ催促し、夜遅くまで処理しても、上流の流れが変わらない限り月次は早まらない。
「月次が遅い＝経理が頑張っていない」は、ほぼ間違いだ。筆者が現場で見てきた限り、月次が遅い会社の経理担当者は、すでに精一杯動いている。問題は人ではなく、情報の流れにある。
経営者が動かなければ変わらない
月次決算を早めるには、経営者が「仕組みを変える」動きをしなければならない。経理担当者への個別の催促ではなく、情報の流れそのものを設計し直すことが必要だ。
まず、月次スケジュールを「会社のルール」として明文化する。経費精算の締め日、売上データの提出日、承認の期限を、経営者が正式に設定する。「経理から言われているから」ではなく、「会社の仕組みとして決まっている」状態を作ることが前提だ。
次に、遅れることのコストを可視化する。月次が3日遅れると、何が決められなくなるかを具体的に示す。資金繰りの判断、採用の意思決定、投資の判断。「遅れても困らない」と感じている人に、遅れることの実害を伝えなければ、行動は変わらない。
データの流れを構造的に整えることも、経営者が主導しなければならない。営業の売上管理ツール、勤怠システム、経費精算ツールが会計ソフトに自動で連携する仕組みを作れば、催促の手間は根本的に減る。これはシステムの問題であり、経理担当者の努力の問題ではない。
このような仕組みを構築することで、オペレーションが大きく変わることになる。
専門家が入ると何が変わるのか
専門家を入れる最大のメリットは、第三者の目線だ。社内にいると「これが普通」と思い込んでいる業務フローが、外から見ると明らかな詰まりポイントだった、ということは珍しくない。経営者も経理担当者も、その状態に慣れてしまっているからだ。
もう一つは、経験からくる「最初に手をつけるべき場所」の把握だ。月次が遅い会社を何社も見てきた専門家は、どの問題が月次速度に最も影響するかを知っている。データ連携の整備か、ルールの明文化か、承認フローの見直しか——優先順位の判断に、経験は大きくものを言う。
筆者のところに来る相談では、「人数の増加に見合ったオペレーションの整備がなされていなかった」「業務の全体像が見えておらずボトルネックを把握することが出来なかった」というケースが多い。問題の所在が経理の外にあると気づくだけで、改善の方向性が大きく変わる。
会計とシステムの両方を見られる専門家であれば、ボトルネックの特定から、運用ルールの設計、ツール選定まで一貫して支援できる。月次早期化は経理の問題ではなく、会社全体の情報設計の問題だからだ。
もし月次決算の改善や経理体制の見直しについて、専門家への相談を検討している方はこちらからお問い合わせください。
まとめ
月次が遅い本当の原因は、経理の外にある。経理担当者がどれだけ頑張っても、上流の情報の流れが変わらない限り月次は早まらない。「なぜ月次が遅いのか」という問いの向け先を、人から構造に変えることが、改善の第一歩だ。
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